Как избежать ошибок при защите выпускных квалификационных работ

Ярыгина Светлана Николаевна
АУ ПО «Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж»
г. Ханты-Мансийск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

Аннотация
В статье дано описание наиболее типичных ошибок, которые допускают выпускники СПО по специальности «Информационные системы» при защите выпускных квалификационных работ. Некоторые рекомендации и советы помогут студентам значительно улучшить представление результатов выпускной работы и получить высокую оценку комиссии.

Ключевые слова: выпускная квалификационная работа, презентация, информационные системы, контекстная диаграмма.

Выполнение выпускной квалификационной работы (ВКР) является не только заключительным этапом программы подготовки специалистов среднего звена в системе профессионального образования (СПО), но и одним им из важнейших этапов становления специалиста. Умение самостоятельно работать с информацией, анализировать, самостоятельно определять алгоритм решения задачи, структурировать, моделировать информационные процессы, описывать результаты выполнения поставленных задач — все это способствует формированию профессиональных компетенций студента.

Оттого, как будут представлены результаты работы непосредственно на защите, зависит итоговая оценка ВКР. И немаловажен тот факт, что успешная защита является основанием для профессиональной гордости и уверенности в себе.

Успешная демонстрация результатов выполнения выпускной работы предполагает чёткую последовательность изложения в докладе и в сопровождающей его презентации, которые представляют собой единый комплекс.

Исходя из собственного опыта участия в Государственной итоговой аттестации (ГИА) в качестве руководителя выпускных работ, рецензента, члена Государственной аттестационной комиссии (ГАК) можно выделить некоторые типичные ошибки представления результатов, которые допускают студенты. Некоторые советы и рекомендации помогут студентам значительно улучшить представление результата работы. В нём заинтересован и сам выпускник, и его руководитель.

Из наиболее типичных ошибок можно выделить следующие: ошибки текста доклада, представления графических материалов, презентации и ошибки выступления.

Ошибки текста доклада.

Перегруженность текста.

Слишком длинный текст доклада в первую очередь возникает из-за отсутствия четкого плана изложения ключевых моментов работы. Смысл процедуры защиты состоит в том, чтобы продемон­стрировать результат работы, причём, за короткий промежуток времени. Поэтому нет необходимости в пересказе текста работы, расшифровке основных понятий. Необходимо сделать акцент на достигнутом результате и показать его актуальность: что сделано и для чего это нужно.

В тексте доклада не должно быть «воды», а обоснование проектных решений изложено в чёткой, лаконичной форме.

Отсутствие плана доклада.

Для формирования последовательности изложения стоит предварительно продумать план, иначе хаотичность в выступлении будет обеспечена. Начинать лучше с объекта исследования, например:

объект автоматизации;

особенности деятельности объекта;

перечень поставленных задач для решения проблемы, требующей автоматизации;

выбор средств и инструментария для моделирования информационных потоков;

разработка структуры БД;

функции полученной программы;

результаты работы.

При обосновании актуальности работы все факты и цифры, относящиеся к теме работы, должны быть новыми, достоверными.

При озвучивании результатов работы можно показать важность скорости выполнения и объём выполняемых операций, требующих автоматизации (большое число обрабатываемых заказов, клиентов, сотрудников и т. д.).

Следует помнить, что устная речь отличается от письменной, и лучше избежать некоторых оборотов речи, которые уместны в печатном тексте, но неуместны в устной речи.

Необходимые схемы, графики, таблицы лучше вынести на слайды презентации. Подготовленный для доклада текст нужно проверить на качество восприятия на слух и отредактировать.

Ошибки демонстрации презентации

Обилие текста.

Это одна из самых распространенных ошибок в подготовке презентации. Избыток текста на слайде превращает его в обычный документ, который не читаем и не презентабелен. Частая причина возникновения «текстовых» слайдов — простое копирование в презентацию фрагментов текста из выпускной работы.

Для преобразования текста в читаемый слайд, необходимо:

- разбить текст на отдельные пункты;

- выделить основные ключевые фрагменты;

- убрать вводные слова, обороты речи, связки, при том не изменив понимания текста.

Несоответствие названия слайда и его содержанию.

Такие несоответствия, к сожалению, встречаются в практике защиты работ.

Заголовок слайда должен соответствовать его содержанию, демонстрировать или иллюстрировать его главную мысль. Например, если на слайде представлена диаграмма процесса, функции системы и пр., то не стоит называть слайд «Проектирование модели данных», а указать конкретную диаграмму. Основную мысль можно показывать цветами, выделениями, удачным расположением элементов.

Разноцветие.

Все слайды должны быть оформлены в одном стиле — цвета, шрифты и т.д. Не желательно использовать слишком яркие, вызывающие цвета, недопустимые сочетания, зрительно раздражающие аудиторию.

Фон на всех слайдах должен быть неярким и спокойным. Выберите привлекательный, уместный шаблон, который не слишком бросается в глаза, иначе фон или макет будут отвлекать внимание аудитории от содержания презентации. Необходимо следить и за тем, чтобы цвета фона и текста были контрастными.

Злоупотребление анимацией.

В презентации к докладу защиты ВКР не стоит использовать анимацию для «украшения». Анимационные эффекты можно применить только к определенным объектам, преследуя конкретную цель, например: открывать элементы чертежа, схемы, диаграммы по мере их объяснения; акцентировать внимание на определенных объектах контекстной диаграммы; пояснять процесс моделирования информационного потока данных и др.

Синтаксические и стилистические ошибки.

Допущенные в презентации синтаксические и стилистические ошибки могут «смазать» эффект защиты ВКР. Поэтому, всегда нужно проверять правописание в своей презентации, чтобы заслужить уважение комиссии и не потерять его.

Кроме этого, не стоит злоупотреблять применением нумерованных и маркированных списков, особенно многоуровневых. Желательно их заменить более наглядными графическими элементами. Если они всё-таки необходимы, то постараться сократить до минимума число элементов списка.

Наполненность слайда.

Зачастую использование мелкого шрифт текста и мелких рисунков, оставляет на слайде свободное пространство. Слушателям трудно разглядеть шрифт и прочитать надписи на слайдах издалека, а слайд при этом теряет эстетическую привлекательность. Выбор оптимального размера шрифта (не менее 30 пт.) и пропорциональное расположение рисунков на слайде поможет докладчику донести свои идеи до слушателей.

Отсутствие гиперссылок.

Как показывает практика демонстрации презентаций, наличие слайда с содержанием в форме гиперссылок является очень удобным для навигации по слайдам. Всегда можно вернуться к нужному слайду при ответах на вопросы комиссии или для повторного просмотра схемы, рисунка. Например, при пояснении диаграмм декомпозиции, необходимо обратиться просмотру основной контекстной диаграммы. Используя гиперссылку это сделать гораздо быстрее, не перелистывая всю презентацию. Также ссылки, размещенные на слайдах, можно использовать для обращения к нужным документам, архивам изображений, сайтам, базам данных.

Ошибки представления графического материала.

К размещению в тексте работы графического материала (схем, рисунков, диаграмм, таблиц) имеются определенные требования, но все же часто студентами допускаются ошибки, носящие типичный характер.

Некоторые из них рассмотрим на примере моделирования информационных потоков и построения диаграммы DFD.

Ошибки в названиях:

- имя процесса не глагол,

- имя потока описывает действие,

- имя блока не поясняет его содержимого.

Нарушение декомпозиции:

- уровни диаграммы не соответствуют уровням иерархической функциональной диаграммы;

- уровни нумеруются, блоки имеют номера в соответствии с уровнем, например: А0 (контекстная), А1, А2 (1 уровень), А1.1, А3.5 (второй уровень), А1.1.3 (третий уровень);

- каждая диаграмма изображается на отдельном листе, между листом и родительским блоком устанавливается гиперссылка.

Неполнота и противоречивость:

- описаны не все процессы;

- допущены обрывы стрелок;

- не допускаются: потоки между внешним объектом и накопителем, процессы и накопители только с входящими стрелками или только выходящими потоками.

Смешаны различные нотации в диаграммах.

При построении диаграмм потоков данных используются различные нотации. Например, для диаграмм «сущность – связь» имеется несколько нотаций. Автору нужно обязательно указать название нотации и далее использовать только её.

Перегруженные диаграммы.

Сложные системы изображаются на нескольких иерархически связанных диаграммах: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Не стоит строить нечитаемые диаграммы, представляющие собой нагромождение из десятков элементов. Нужно разбить диаграмму на несколько частей, чтобы она была понятна слушателям.

4. Ошибки выступления

Не подготовлена заранее презентация к демонстрации. Заблаговременно презентация к защите ВКР должна быть размещена на компьютере, с которого она будет демонстрироваться. Необходимо проверить презентацию на запуск, на корректное отображение материала, на наличие специального программного обеспечения на ПК, если демонстрация схем, диаграмм, БД предполагает его использование.

Чтение текста с экрана.

Речь студента должна быть четкой, выразительной, уверенной, обращенной к аудитории, а не монотонным чтением с экрана проектора, дабы не вызывать раздражение комиссии. Имеет смысл предварительно провести тренировку, чтобы выбрать правильный тон, темп и время выступления.

Можно использовать Режим докладчика, который является прекрасным способом просмотра презентации. В этом случае заметки докладчика отображаются только на одном компьютере (например, на ноутбуке докладчика), в то время как аудитория просматривает презентацию без заметок на другом мониторе.

Неточности при объяснении графических элементов презентации.

Так же как и с текстом, не следует размещать на слайде слишком много графики. Надписи на диаграммах и графиках должны быть понятными, прежде всего, самому докладчику. Каждый графический элемент схемы, контекстной диаграммы, базы данных выпускник должен понимать и уметь объяснить. Недопустима путаница в методологиях диаграмм (SADT, DFD, IDEF), названиях функциональных блоков и интерфейсов. Например, поясняя основную контекстную диаграмму, грамотно будет сказать: «Механизм, осуществляющий операцию, представлен дугой, входящей в блок снизу», вместо «Стрелка снизу указывает на механизм, осуществляющий операцию» и т.д. Выпускник в своем выступлении должен продемонстрировать знание и владение специальной терминологией в рамках профессиональных компетенций.

Невнимательность при вопросах комиссии.

Во время обсуждения выпускной работы необходимо внимательно выслушать вопрос до конца, сделать паузу и потом отвечать. Иногда студент начинает отвечать, не дослушав вопрос, и такая торопливость приводит к не правильным, сбивчивым ответам.

Отвечать следует всегда спокойно, уверенно. Ответ не должен быть голословным, а подкреплён фактами, результатами. Например, при анализе интерфейса ИС, следует сказать: «Система позволяет осуществлять поиск необходимой информации по различным критериям, заданным пользователем», вместо «удобнее», «понятнее» и пр. Или указать на особенность системы, делающую ее, например, проще в использовании.

Неуверенность при ответах.

Иногда выпускник не готов дать ответ на вопросы об оригинальности разработки системы, модуля, о новизне подхода к моделированию процесса, о собственном принятии решения и пр. В этом случае не стоит бояться, можно попытаться ответить, что это не входило в задачи исследования, но может быть рассмотрено в качестве эксперимента или развития задачи. В любом случае, не совсем уверенные, сбивчивые ответы лучше полного безмолвия.

Примеры часто задаваемых вопросов:

- С какими проблемами пришлось столкнуться при работе?

- Существуют ли аналоги вашей разработки, проводили ли вы анализ?

- Почему для разработки был выбран именно это инструментальное средство, использован тот или иной ин­струмент?

- Где, в каких организациях можно использовать предложенную информационную систему?

- Как результат ав­томатизации повлияет на документооборот предприятия?

- Как решаются проблемы обеспечения информа­ционной безопасности?

И наконец, помните, что доклад следует начинать и заканчивать стандартными фразами: «Уважаемые члены аттестационной комиссии! Вашему вниманию представляется...» и «Доклад окончен. Спасибо за внимание», которые помогут чётко очертить границы выступле­ния.

Список литературы

Плотникова Н.Г. Информатика и информационно-коммуникационные технологии: учебное пособие. – М. РОИР: ИНФРА-М, 2016. – 124 с.

Рейнольдс Г. Искусство презентаций. Идеи для создания и проведения выдающихся презентаций. М.-СПб.-К.: Вильямс, 2013. — 290 с.

Рудаков А.в, Федорова А.Н. Технология разработки программных продуктов. Практикум. М.: Академия, 2012. – 192 с.

Структура и правила оформления отчета о научно-исследовательской работе ГОСТ 7.32 – 2001 , Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105 – 95.