Урок-презентация по менеджменту: Деловое совещание

Урок по менеджменту: Деловое совещание
форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы и проблемы,
требующие коллективного решения.
Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут
В совещании участвуют коммуникативный лидер (руководитель подразделения, отдела, один из ведущих работников, которому поручено подготовить и провести совещание), а также специалисты, в компетенцию которых входит данная проблема.
Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.
Повестка дня - письменный документ, который участникам совещания рассылают заранее.
В повестке дня указываются :
1) тема совещания,
2) его цели,
3) полный перечень обсуждаемых вопросов,
4) время начала и окончания совещания,
5) место, где оно будет проходить,
6)фамилии и должности докладчиков (обычно 6-7 человек),
время, отведенное на каждый вопрос (регламент выступления), и
8) место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Это позволит участникам заранее продумать конструктивные предложения по решению проблем.
Организация пространственной среды на совещании
Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.
В основном приглашенные на совещание рассаживаются за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю и участникам совещания. Известна другая, более удобная - трапециевидная форма стола
Как провести деловую встречу
Назначьте дату деловой встречи. Заранее оповестите всех участников. В зависимости от формата мероприятия и от того, с кем вы проводите деловое совещание, это может быть устное приглашение, телефонное, по электронной почте, деловым письмом. Желательно разослать всем и повестку дня, с обозначенными вопросами для обсуждения, основными докладчиками, регламентом и справочными материалами.
Если участники будут более подготовленными, обсуждение деловых вопросов пойдет эффективнее.
Подумайте, какое место наиболее удобно для вашей деловой встречи. Подходящим помещением может стать собственный конференц-зал компании или переговорная комната. Стоит удостовериться, что никто из ваших коллег не претендует на проведения в нем другого совещания в это же время. Арендованный конференц-зал – также возможный и довольно удобный вариант. Такую услугу предлагают гостиницы и отели, бизнес-центры, образовательные учреждения.
Иногда деловые встречи проводятся в кафе или ресторанах. Такой вариант уместен, когда количество участников невелико. Если вы хотите совместить переговоры с обедом или завтраком или устроить деловой ужин, вам предстоит зарезервировать столик заранее. Место не должно быть шумным, иначе обсуждать деловые вопросы будет затруднительно. Нежелательно также выбирать экстравагантные и экзотические варианты, ваши вкусы могут не совпадать с предпочтениями других участников. Поэтому лучше остановиться на заведении классического характера либо удостовериться, что ваши партнеры полностью разделяют ваши пристрастия
Подготовьте и проверьте аппаратуру. Проектор, микрофон, телефонная и видео аппаратура – отрегулируйте и настройте все заранее. Техника имеет обыкновение ломаться и выключаться в самый неподходящий момент.
Подсчитайте, хватает ли стульев всем участникам.
Проследите, чтобы в комнате не было слишком душно или очень холодно.
Не забудьте о письменных принадлежностях – вам следует обеспечить каждого ручкой и бумагой. Разложите раздаточный материал. Сделайте и расставьте таблички с фамилиями и именами участников, если это необходимо
Если деловая встреча длительная, возможно, понадобится кофе-пауза или перерыв на обед. В любом случае позаботьтесь о воде – неплохим вариантом будет бутылка с водой и стаканчик возле каждого участника.
Ведение делового совещания
Если председатель заранее подготовился к деловому совещанию,
все пройдет ровно и гладко
Начинайте проводить деловое совещание вовремя.
Кажется очевидным, но стоит повторить: не заставляйте занятых людей долго ждать. Начало встречи точно в указанное время имеет символическое значение, ибо напоминает ее участникам о важности дискуссии. 
Попросите участников делового совещания отключить мобильные телефоны.
Когда в процессе обсуждения у кого-то звонит мобильный телефон, легко сбиться с толку.
Если на звонки по телефону отвечает сам председатель, у остальных участников возникает ощущение, что деловое совещание не слишком важно. 
Изложите цель делового совещания и обсудите повестку дня.
Начиная собрание, председатель четко излагает цели. Необходимо явным образом высказать, какие результаты должны быть достигнуты по окончании встречи. 
Стимулируйте участников делового совещания на дискуссию.
Хорошая встреча предполагает дискуссию. Если председатель хочет в одностороннем порядке сообщить какую-то информацию, ему следует разослать ее в письменном виде.
Стимулирование активности участников собрания осуществляется с помощью определенных приемов:   * Избегайте тишины. Например, во время заминки, председатель может сказать:
«Александр, что вы думаете об идее Владимира?»
После делового совещания
 После встречи необходимо подвести итог, сделать выводы.
Закончите деловое совещание призывом к действию.
Последним пунктом в повестке дня должно быть подведение итогов встречи (основных ее моментов). Необходимо убедиться, что каждый участник понял свое новое задание. 
Последующие действия участников делового совещания.
Передайте участникам протоколы делового совещания. В них вы можете перечислить ключевые договоренности, предложить график работ, о которых вы договорились. Начинайте готовиться к следующему собранию. 
Не менее значительно для оперативного совещания и соблюдение правил поведения его участниками, в соответствии с которыми нужно:
1) представлять себя в своих высказываниях и употреблять местоимение "Я" вместо "Мы" или безличной формы. Когда выступающий говорит "мы", он, как правило, избегает ответственности за то, что говорит;
2) в высказываниях быть конкретным, ясно излагать свои мысли, отвечать за свои ошибки, отстаивать личную точку зрения, быть терпеливым к инакомыслию;
3) после прослушанной информации задавать вопросы на уточнение и понимание обсуждаемой проблемы. Не рекомендуется использовать провокационные вопросы, которые провоцируют конфликты и становятся причиной ухода от решения проблемы;
4) воздерживаться, насколько это возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей. Говорить не о поступках и мыслях других, а о своем восприятии этих мыслей, т.е. формулировать суждения на языке "Я-сообщений", а не "Вы-утверждений", например, вместо "Вы вот тут ошиблись", сказать "Мне кажется, что здесь вкралась ошибка";
5) выражать собственную позицию и стараться найти наиболее оптимальное решение проблемы.
Ход совещания и его результаты отражаются в протоколе, который должен вестись кратко. Важным моментом является ознакомление с протоколом тех лиц, которые будут выполнять
Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
достижение цели совещания;
решение;
исполнители и сроки.